Una hoja de cálculo es
un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos
y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se
suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).
La celda es la unidad básica de
información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas
que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos
confórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.
Orígenes de las hojas de cálculo
En 1971 se creó el concepto de una hoja
de cálculo electrónica en el artículo Budgeting Models and System
Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del
crédito de este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en
EE.UU. número 4.398.2491 ) algunos de
los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser una
invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte
estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque el
punto de la novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de
las patentes de software.
Dan Bricklin es el inventor aceptado de las
hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una
tabla de cálculos en una pizarra. Cuando el profesor
encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de
forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el
proceso en un computador, usando el paradigmatablero/hoja de cálculo para ver los
resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso.
Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la
"aplicación fundamental" que hizo que el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser sólo un hobby para
entusiastas del computador para convertirse también en una herramienta en los
negocios y en las empresas.
Celda de Excel
La celda de una hoja
de cálculo es el lugar donde se pueden introducir datos o realizar cálculos,
visualmente es un espacio rectangular que se forma en la intersección de una
fila y una columna y se les identifica con un nombre, como por ejemplo C4 (C es
el nombre de la columna y 4 el de la fila).
Las filas son horizontales y están
identificadas por los números en secuencia ascendente. Las columnas en cambio
están identificadas con las letras del alfabeto y van de forma vertical en la
Hoja de Cálculo.
En las celdas se introduce cualquier
tipo de información como texto o números, y también fórmulas o instrucciones
para realizar un determinado cálculo o tarea.
Operaciones aritméticas básicas en
plantillas de cálculo
Cada vez que se insertan datos en una
celda, es posible observar que, por ejemplo, los datos literales o de texto se
alinean a la izquierda de la celda mientras que un dato tipo numérico (entero o
con decimales) se alinea a la derecha de la celda de forma automática.
Sin embargo, puede decirse que cada vez
que se necesita hacer uno o más cálculos en una celda, es necesario escribir el
cálculo de un modo diferente.
Existen operadores aritméticos básicos
como la suma, la diferencia, el producto y el cociente que permiten realizar
dichos cálculos, existen además funciones predeterminadas para dicho fin. En
todos los casos, debe anteponerse el signo igual (=) a todos estos tipos de cálculos
para que la plantilla “reconozca” a ese dato como una operación aritmética o
función sobre determinado dato o grupo de datos.
Las cuatro operaciones básicas en
plantillas: Suma, resta, producto y cociente
La multiplicación se realiza por medio
del operador * (que se visualiza como un asterisco). Por ejemplo =b1*c3,
multiplica los valores que hay en las celdas b1 y c3. Se pueden multiplicar más
de dos celdas.
La división se realiza por medio del
operador /. Por ejemplo =b1/c3, divide el valor que hay en la celda b1 por el
de la celda c3.
Si se desea elevar el valor de una
celda al exponente n, debe utilizarse el símbolo circunflejo (^). Por ejemplo,
para elevar el contenido de la celda c4 al cubo se escribe la fórmula =c4^3.
Si la suma es de pocas celdas, conviene
sumarlas directamente: =a1+a2+a3. Lo mismo puede hacerse si necesita restarse:
=a1-b1-c1.
Símbolos de agrupación de operaciones
Cuando se deben hacer operaciones
combinadas (divisiones que se suman a una multiplicación, por ejemplo), se
pueden usar paréntesis como en matemática para separar una operación de otra.
Sin embargo, y también del mismo modo que en matemática, las operaciones tienen
un Orden de Prioridad “natural” de operación. Primero se resuelven potencias y
raíces. Después cocientes y productos. Y finalmente adiciones y sustracciones.
Orden de prioridad de las operaciones
Todas las subexpresiones entre
paréntesis se evalúan primero. Las subexpresiones con paréntesis anidados se
evalúan desde el centro hacia los extremos.
Dentro de una expresión, los operadores
se evalúan de la siguiente manera:
·
Se analiza la expresión de izquierda a derecha respetando el Orden de
Prioridad “natural” de operación.
·
Si en la expresión existen paréntesis, lo que se encuentra dentro de
estos se evalúan de izquierda a derecha según orden de prioridad de los mismos.
·
Si en la expresión se encuentran más de un par de paréntesis, la
evaluación se realiza comenzando con el paréntesis que se encuentra más a la
izquierda en la expresión hasta llegar al par de paréntesis que se encuentra
más a la derecha de la expresión.
Nociones de constantes y variables
Un par de conceptos de vital interés en
matemática, y en toda aplicación de esta ciencia a un área específica de
conocimiento, es el de constante y variable. Para emplear una terminología
simple, entenderemos por constante todo número (o más genéricamente todo valor)
conciso.
Una variable en cambio, y como su
nombre lo sugiere, es una representación de un dato que puede no tener el mismo
valor siempre.
Así, cuando decimos La temperatura de
ebullición del agua es de 100º C, estamos haciendo referencia a un valor
constante para ese fenómeno en particular. Sin embargo si hacemos referencia a
la experiencia de calentar el agua, observaremos que a medida que transcurre el
tiempo, los valores que toma la temperatura van variando hasta alcanzar la
ebullición. En este segundo caso, a la temperatura se la considera variable.
Operaciones con constantes
La plantilla de cálculo Excel, por
supuesto, puede manipular de forma directa valores específicos (constantes), de
modo similar a una calculadora.
Así, si se desean sumar los números 12,
13, 12 y 14 que están en las celdas a1, a2, a3 y a4 respectivamente, será
suficiente con posicionarse, por ejemplo, en la celda a5 y escribir
=12+13+12+14.
Como se verá a continuación, esta forma
de realizar cálculos (complejos o no), no es recomendable. Cometer un error en
la carga de un valor implicaría corregir el número erróneo, y además la fórmula
en sí misma.
Operaciones con variables. Ventajas
Puede añadirse a todo lo anteriormente
expuesto que en Ciencias de la Computación, la interpretación de constante y de
variable es similar a la de matemática, pero tiene además un enfoque particular
en lo referente a la idea de variable.
Se considera que toda variable, en
informática, almacena un valor. De este modo será mucho más ventajoso manipular
una variable, y no su contenido específico. En la Planilla de Cálculo Excel,
manipular variables equivale a manipular celdas.
De este modo, en el ejemplo anterior,
será más eficiente escribir en la celda a5 la fórmula “con variables”
=a1+a2+a3+a4, que la fórmula “con constantes” =12+13+12+14. En la primera, si
se comete un error al cargar los valores de a1 a a4, solamente se corregirá/n
dicho/s error/es. Como la fórmula está escrita “en celdas” – o sea manipulando
variables – la fórmula en sí misma recalculará el resultado correcto sin
necesidad de ser corregida.
Una fórmula es una secuencia formada
por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u
operadores. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como
*, +, -, Seno, Coseno, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres,
referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la
barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores que
se pueden utilizar en una fórmula son : Operadores aritméticos se emplean
para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^ Operador tipo
texto se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &
Operadores relacionales se emplean para comparar valores y proporcionar un
valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo:
< > = <= >= <> Operadores de referencia indican que el valor
producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel
pueden ser: - Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar
un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 - Operador de unión indicado por una coma
(,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5
Cuando hay varias operaciones en una
misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado.
Ese orden se conoce como prioridad de los operadores. Se pueden utilizar
paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de
algunas partes de una expresión antes que otras.
Las operaciones entre paréntesis son
siempre ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis. Sin embargo,
dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se
resuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que
tienen operadores de comparación y por último las de operadores lógicos .
Los operadores de comparación tienen
todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en
el orden en que aparecen. Son: Comparación Igualdad (=) Desigualdad (<>)
Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que
(>=)
Los operadores lógicos y aritméticos
son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor):
Aritméticos Lógicos Exponenciación (^) Not Negación (-) And Multiplicación (*)
y División (/) Or Adición (+) y Sustracción (-) Concatenación de caracteres
(&) Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada
operación es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo
modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresión,
cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.
El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un
operador aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de
comparación.
Funciones Una función es una fórmula
especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos
cálculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen
que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje
de error. 1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis.
No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. 2) Los argumentos pueden
ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. 3) Los
argumentos deben de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Cuando escribimos una fórmula, cualquiera
que sea, podemos evitar escribirla muchas veces por medio del punto de
autorellenado, que está en la celda seleccionada abajo a la derecha. Si nos
ubicamos en la celda que contiene la fórmula, y acercamos el ratón a ese punto
hasta que el puntero se transforma en una cruz finita y negra, puede apretarse
el botón sin soltarse y "arrastrar" la fórmula al resto de las
celdas. Cuando esto se hace de arriba para abajo, el número de la fila de la
celda inicial se va incrementando en uno, y la letra de la columna queda fija.
O sea que si la primera celda (la que contenía la fórmula), era c2, el
autollenado celda por celda va siendo c3, c4, c5,…, c7, (suponiendo que la
última sea c7). Si lo mismo se hace, por ejemplo, de izquierda a derecha,
ocurre al revés. El número de la fila queda fijo, pero aumenta en uno la letra
de la columna. O sea que si la primera celda (la que contenía la fórmula), era
c2, el autollenado celda por celda va siendo d2, e2, f2,…, j2, (suponiendo que
la última sea j2).
Muchas veces ocurre que un valor en una
celda debe afectar a varios valores que se encuentran en otro grupo de celdas.
Por ejemplo, en una celda puede haber un precio que debe multiplicar a varias
cantidades que se encuentran en otras celdas; o un porcentaje (de descuento o
de incremento) debe multiplicar a varios importes que están en otro rango de
celdas. Para poder utilizar la celda de precios, por ejemplo, para realizar las
multiplicaciones, no podríamos autollenar la fórmula de multiplicación para todas
las celdas. ¿Por qué?, porque como el número de la fila aumenta (es relativa),
ya la celda del precio no multiplicaría a todos los números. Entonces, cuando
se tiene que multiplicar un número en una celda por varios números que están en
otras celdas, lo que conviene es inmovilizar la celda que contiene el precio.
Esto se llama hacer una celda o referencia absoluta. Hay dos maneras de hacer
esto. La primera es colocar el cursor (con el mouse o las teclas de dirección)
delante de la celda que se quiere inmovilizar y pulsar la tecla F4. Supongamos
que nuestro precio se encuentra en la celda b1 y la deseamos multiplicar por
una primera cantidad de artículos que está en la celda c5. Cuando escribamos
esa primera fórmula quedará =b1*c5. Para inmovilizar la celda b1 que tiene el
precio por artículo, colocamos el cursor delante de la celda b1 (es decir entre
el signo "=" y la "b" de b1) y después de pulsar la tecla
F4, la fórmula quedará: =$b$1*c5, con lo cual ya la celda b1 está inmovilizada
y al autollenar, no se modificará ni la letra "b" de la columna, ni
el número 1 de la fila. Hecho esto, todos los números c5, c6, c7,…. Quedarán
multiplicados por lo que hay en b1.
La otra manera de hacerlo es
directamente tipear el signo $ delante de la b y el mismo signo delante del
número 1 al escribir la fórmula. Del mismo modo anterior, la fórmula se podrá
autollenar al resto de las celdas.
Si lo que se desea es ordenar un
conjunto de datos, debe seleccionarse el mismo (inclusive los rótulos) y puede
ordenarse directamente en base a la primera columna (columna A), utilizando los
botones A-Z (ascendente) o Z-A (descendente). Si se quiere ordenar por alguna
otra columna que no sea la primera (la A), hay que seleccionar todos los datos
(con rótulos y todo) e ir a DATOS y elegir la opción Ordenar… En el cuadro que
aparece, arriba de todo permite elegir de una lista desplegable por cuál rótulo
de columna quere ser la primera también), y a la derecha aparece si queremos
que el ordenamiento sea ascendente o descendente
